Utilizando ferramentas de análise para auxiliar no cotidiano

Desde muito tempo sempre tem algum teórico que propõe uma metodologia de análise de alguma coisa, sistematizando assim um pensamento lógico para auxiliar na identificação e solução de algum problema ou questão apresentada.

Chamo de ferramentas de análise as mais diversas sistematizações de conhecimento existentes. São metodologias que auxiliam na tomada de decisões, geralmente com enfoque estratégico e tático. Alguns exemplos: Balanced Score Card, Matriz SWOT, Matriz de análise de portfólio de produtos, Mapas de Valor Adicionado, Diagramas de causa-efeito, entre uma infinidade de outras ferramentas.

Elas são bastante úteis, na medida em que ajudam a estabelecer um raciocínio lógico, dentro de alguns parâmetros pré-definidos, reduzindo assim o número de variáveis a analisar e garantindo o não esquecimento de outras.

Duas grandes vantagens que vejo da utilização destas ferramentas são:

• Alguém já pensou nos pontos principais que devem ser considerados na análise. Ou seja, diminuem as chances de algum fator crítico passar despercebido;
• Não é necessário reinventar a roda. Gaste seu tempo adequando a ferramenta à sua realidade, não criando “do zero”.

Porém, mesmo sendo muito úteis, tenho percebido que os gestores em geral não conseguem extrair todo o potencial destes instrumentos.

Para utilizar uma ferramenta, é necessário o conhecimento prévio da mesma, além da teoria que está por trás. Explicando melhor: se eu quero pregar um prego na parede e nunca vi um martelo, mas conheço um alicate, vou tentar usá-lo como martelo. E se já vi um martelo mas não sei qual o seu princípio de funcionamento, poderei utilizá-lo de maneira errada.

Outro aspecto é não cumprir o ciclo PDCA (planejar, fazer, checar, corrigir). Tenho observado frequentemente que as ferramentas são utilizadas apenas para planejar alguma ação. O acompanhamento da execução e correção de rumo acabam feitos com base no feeling pessoal dos gestores e das urgências do dia-a-dia. Parece que depois de feito, aquele plano lindo vai enfeitar a gaveta e nunca mais é revisto, perdendo-se também a oportunidade de aprender com os erros e acertos da execução.

E por último, a formulação dos problemas a serem respondidos também é falha. Por exemplo, realiza-se um diagnóstico completo na área de Vendas, buscando treinamentos e padronização de procedimentos, quando na verdade seu problema está no posicionamento do produto (preço, prazo de entrega, funcionalidades, etc).

Então, lembre-se. Conheça e estude o máximo possível de ferramentas úteis no seu ramo de atividade, não se esqueça delas na loucura do dia-a-dia e faça as perguntas corretas.